Il mese che Elio calcola si vive qui, in un’app sola: da una parte il telefono di chi lavora, dall’altra il pannello di chi coordina. Le schermate sono quelle vere, con dati di prova e nomi di fantasia: quello che vedete è quello che si usa.
L’app di chi lavora
Undici schermate sul telefono di ogni dipendente.
Il buongiorno, con i prossimi turni
Si apre e dice l’essenziale: i prossimi turni, le richieste in attesa di risposta, le azioni rapide. Il resto è a un tocco.
I turni del mese sono pronti
La tua scheda, coi conti dei colleghi accanto
Le pagelle di qualità dei tuoi turni, weekend, domeniche e festivi, più una per i festivi che pesano di più, come Natale: ognuna con la media del personale, il giudizio in chiaro e dove ti collochi tra il minimo e il massimo. I colleghi restano anonimi, e non c’è una classifica. Se un punteggio resta indietro, nei mesi dopo il calcolo tende a recuperarlo.
I turni che vorresti, e quelli no
Per i mesi ancora da calcolare tocchi un giorno e chiedi la mattina, il pomeriggio, la notte o il riposo, oppure dici quale turno non vuoi; poi metti le richieste in fila dalla più importante. I limiti del mese li vedi prima di scegliere, e una scelta che non può passare è spenta, col perché. Il calcolo le guarda dopo copertura ed equità: una preferenza sceglie il giorno, non quante domeniche o notti ti toccano. Quando il mese esce, una notifica ti dice quante sono state accontentate. I colleghi non le vedono.
Ogni giorno, la sua sigla
Il calendario del mese con la legenda sempre sotto: che turno fai giovedì lo sai al volo, ovunque sei.
La tua agenda, accanto ai turni
Il dentista, il colloquio a scuola, il pranzo della domenica: le note stanno nel calendario, con l’ora, un colore, un’icona e, se serve, una ripetizione ogni settimana, mese o anno. Accanto a ogni giorno c’è il tuo turno, e se un impegno cade mentre lavori Elio te lo fa notare e ti porta dritto a chiedere il cambio turno o il permesso orario. Le note restano sul telefono: se chiedi un avviso, a Elio arriva solo l’ora in cui mandarlo, mai quello che scrivi.
Promemoria in agenda
Tutto il personale, dal telefono
Chi apre, chi chiude, chi riposa: il mese di tutti si consulta anche in pausa, coi conteggi per fascia sotto ogni giorno. Chi manca risulta «assente» e basta: il perché resta tra l’interessato e chi coordina.
Avvisi, eventi e cose da fare, in un posto solo
Le comunicazioni di chi coordina restano qui da rileggere, e la notifica avvisa senza mostrare il testo, che si legge aprendo l’app. Gli eventi, come una riunione o un corso, compaiono anche sui giorni dei tuoi prossimi turni. Ogni cosa da fare porta il suo stato: quando una è fatta la segnali, e i colleghi vedono chi l’ha già fatta. Che hai letto una comunicazione lo sa solo il tuo telefono.
Nuova cosa da fare
Ferie, permessi e malattia, senza pezzi di carta
Tipo, date, una nota se serve: tre campi e la richiesta è partita, anche da casa con la febbre. Per la malattia c’è già il campo per il numero di protocollo del certificato, da aggiungere quando arriva. E se ti bastano poche ore c’è il permesso orario: da che ora a che ora, e il turno resta tuo.
Lo scambio si propone dall’app
Scegli il tuo turno e il collega con cui ti sei accordato: la proposta parte già completa, con le due caselle dello scambio in chiaro, e l’ultima parola resta a chi coordina.
Quando non sai a chi chiedere, c’è la bacheca
Metti a disposizione la mattina o il pomeriggio che non puoi fare: chi nel tuo ruolo quel giorno ha il turno opposto riceve un avviso e si candida con un tocco, senza che fra colleghi si sappia chi offre e chi si candida. L’offerta resta in bacheca fino alle 18 del giorno prima; dalla prima candidatura partono due ore per dare a tutti il tempo di farsi avanti, poi Elio sceglie chi riequilibra di più ore e weekend, non chi arriva prima. Decide sempre chi coordina, e solo con il suo sì i due nomi si scoprono.
Bacheca cambi: nuova offerta
Quanto ti resta, e a che punto è ogni richiesta
In cima, le ore di ferie e di permesso che ti restano, oggi e a fine anno, quando l’azienda tiene il monte ore in Elio. Sotto, ogni richiesta col suo stato a colori: se chi coordina la prende in valutazione lo vedi subito, con il giorno in cui si decide. Finché non è decisa, una richiesta la ritiri da qui, e un’assenza la puoi anche correggere. La risposta arriva con una notifica, se la vuoi: le push si accendono e si spengono quando decidi tu.
Ogni richiesta arriva col suo contesto: il semaforo dei sette giorni mostra dove le coperture reggono e dove no, il residuo di ferie e permessi della persona è lì accanto, e la richiesta si può correggere prima di decidere.
Le ferie del mese dopo si decidono tutte insieme, nel giorno fissato, su una griglia che mette le richieste del mese una accanto all’altra. Fino a quel giorno si prendono in carico man mano, e chi le ha chieste vede che sono in valutazione.
Elio · la home
Ferie e permessi
Il monte ore di ciascuno, aggiornato a ogni richiesta
Nella scheda di ogni persona, dove stanno anche ingresso, uscita e accesso all’app, ferie e permessi si leggono come sul cedolino: saldo di partenza, maturato mese dopo mese, correzioni, goduto, e quanto resta oggi e a fine anno. Si parte una volta dal cedolino, poi il conto va avanti da solo: per i mesi già usciti contano le giornate del tabellone, per quelli da venire le richieste approvate, e i permessi orari con le loro ore.
Chi decide una richiesta ha il residuo della persona sotto gli occhi, e se l’approvazione lo porterebbe sotto zero a fine anno lo legge prima di premere il tasto. A mese chiuso le giornate di tutti si convalidano da una pagina sola, coi casi da guardare già segnalati. Chi lavora vede gli stessi numeri nelle sue richieste, e il cedolino resta il documento che fa fede.
Elio · ferie e permessi
Cambi turno e bacheca
Ogni scambio arriva col conto di quello che provoca
Che nasca da un accordo fra due colleghi o dalla bacheca, la proposta arriva con il suo effetto in chiaro: ore del mese e della settimana di tutti e due, rientri rapidi, regole che tocca o che rimette a posto. Dalla bacheca arriva anche il perché della scelta: fra quanti candidati, e quale criterio ha deciso.
E la bacheca si segue da qui, reparto per reparto: quanti turni sono in offerta, dove le candidature sono aperte, a che ora Elio sceglierà. Chi li ha messi resta anonimo anche per chi coordina: i due nomi arrivano con la proposta da approvare.
Elio · i cambi turno
Il mese nuovo
Calcolo turni
Il mese nuovo comincia da qui
Mese e reparto in alto; sotto, la griglia di partenza, con le assenze approvate e le preferenze validate già al loro posto, da controllare prima di avviare. Richieste, impostazioni e tasto di avvio stanno nella stessa pagina, dove poi arrivano le versioni calcolate, pronte per il confronto. Com’è fatto il calcolo, e su quale server gira, lo racconta «Il calcolo, in autonomia», nella pagina di Elio AI.
Se il mese prima non è ancora uscito, si parte da una sua versione calcolata: il calcolo ne vede la fine, chi chiude con la notte e i giorni di fila, e la conta nell’equità come se fosse già uscito.
Elio · la pagina del calcolo
Preferenze del personalepronta, si attiva su richiesta
Chi ha chiesto che cosa, prima del via
Prima di avviare il calcolo, chi coordina trova le preferenze che il personale ha chiesto dal telefono per quel mese: a griglia, per persona o per giorno, coi giorni più chiesti in testa. Una preferenza sbagliata si toglie da qui; le altre entrano nel calcolo da sole.
Il calcolo copre prima i turni e divide domeniche, festivi e notti con l’equità. Poi prova ad accontentare i riposi e le notti chiesti, almeno uno a testa, e dopo il resto. Se due richieste vogliono lo stesso posto passa quella che pesa di più, secondo il giorno, il posto nella fila e quanto la persona è stata accontentata nei mesi prima. Quando il mese viene distribuito, ognuno riceve l’esito delle sue.
Si attiva quando l’azienda la sceglie: l’aggiornamento dell’informativa per il personale e l’avviso a chi lavora li prepariamo noi.
Elio · le preferenze del personale
Simulazioni
Prima si prova il mese, poi si decidono le ferie
Nella pagina del calcolo si spuntano le ferie in valutazione da includere, una parte o tutte, e il motore le tratta come già concesse: la versione che ne esce si misura come le altre, coperture ed equità comprese, e sulle richieste non cambia niente finché non si decide.
Nella stessa pagina si fissano i punti fermi: un turno per una persona in un giorno preciso, quando c’è un giustificativo verificato. Il calcolo lo tiene fermo e costruisce il resto intorno. Una versione simulata va in approvazione solo quando le ferie che contiene sono approvate davvero, con le stesse date, e si possono approvare da lì.
Elio · la simulazione
Approva e distribuisci
Prima in bozza, poi a tutto il personale
Quando Elio consegna il mese, i dipendenti non vedono ancora niente: la griglia è in bozza, con le metriche e Trova sostituto già attivi e gli eventuali buchi in rosso. Chi coordina corregge con calma, senza avvisi che partono a ogni ritocco. A conti tornati, un tasto, «Approva e distribuisci»: il personale riceve la notifica e il mese diventa quello ufficiale, per tutti.
Il mese distribuito resta fotografato così com’è uscito: più avanti, dalla griglia, lo si confronta con quello in vigore e si vede, cella per cella, che cosa è cambiato da allora.
Elio · il mese in bozza
Il mese in corso
Griglia turni
Il mese si ritocca qui, cella per cella
Una riga per persona, i totali e le coperture in fondo a ogni giorno. Si cambia una cella o più giorni di fila della stessa persona, e ogni ritocco riconta tutto al volo: se resta un buco, la cella va in rosso e ci resta finché qualcuno non lo copre. Anche un mese già chiuso si corregge da qui, col motivo, e la persona riceve l’avviso.
E quando il mese serve su carta, per la direzione o l’amministrazione, «Scarica» e «Stampa» lo portano in Excel o su un foglio A4, già impaginato.
Elio · la griglia del mese
Trova sostituto
Un buco, i candidati col loro perché
Quando il mese si rompe col certificato delle sette del mattino, Elio mette in fila chi può coprire il turno scoperto e spiega ogni proposta: ore sotto il target, weekend finora leggeri, serie di giorni corte. E se una mossa sola non basta, cerca piani completi di due o tre mosse, con l’effetto sulla copertura in chiaro e le notifiche già pronte per chi è coinvolto.
Elio · la ricerca del sostituto
Ripara col calcolo
Quando salta più di un turno, si ripara il periodo
Un’assenza lunga, un rientro anticipato, due malattie nella stessa settimana: dalla griglia si apre «Ripara col calcolo», si scelgono i giorni da sistemare e il motore del mese li ricalcola, cambiando meno turni possibile. Fuori da quei giorni non si tocca niente, e dentro restano ferme le assenze approvate, gli scambi approvati, le preferenze accontentate e le celle che si decide di bloccare.
La proposta arriva con ogni modifica in fila, prima e dopo, e col suo conto: regole, copertura dei giorni toccati, equità del mese. Si applica tutta o solo in parte, togliendo la spunta a quello che non convince; fino ad «Applica» nessun turno cambia, poi le persone coinvolte ricevono l’avviso. Il percorso completo, concessioni d’emergenza comprese, è in «La riparazione, a modifiche minime», nella pagina di Elio AI.
Elio · la riparazione del mese
Agenda e comunicazioni
Agenda e comunicazione
La settimana di chi coordina, e quello che arriva al personale
Riunioni, corsi, visite, scadenze, e in una RSA gli ingressi degli ospiti: chi coordina li segna in agenda, a settimana o a mese, con le note che restano alla gestione e le cose da fare da spuntare quando sono fatte. Anche la direzione la legge.
Una voce diventa una comunicazione quando la si manda al personale: a tutti, a un ruolo o a persone scelte, con una notifica che non mostra il testo. Le cose da fare mandate al personale le segnala come fatte chi le fa, e a chiuderle resta chi coordina.
Elio · l’agenda della settimana
Conti e memoria
Metriche del mese
La pagella del mese, sotto la griglia
Un tocco su «Metriche del mese» e sotto la griglia escono le regole del contratto verificate una per una, con le date; il punteggio di copertura di ogni giornata; gli indici di equità su notti, weekend, domeniche e festivi; ore e stacchi di riposo di ciascuno.
Elio · le metriche del mese
Schede individuali
I conti di ciascuno, mese dopo mese
Notti, domeniche, festivi e ore di ognuno, con gli indici di equità del personale: gli stessi numeri su cui Elio pareggia i carichi, leggibili in ogni momento.
Elio · le schede individuali
Andamento
Il personale in numeri, mese per mese
Un indice di salute del mese, che pesa per primi i giorni sotto i minimi, e le serie degli ultimi dodici: equità di weekend, domeniche e notti, assenze e malattie contate giorno per giorno. Se qualcosa peggiora, si vede prima che diventi un problema.
Elio · l’andamento
Storico richieste
Ogni decisione, ritrovabile
Tutte le richieste decise, filtrabili per periodo, stato, ruolo e persona e scaricabili in Excel, per ricostruire com’è andata quando serve.
Elio · lo storico richieste
Registro attività
Chi ha fatto cosa, e quando
Decisioni su assenze e cambi, ritocchi ai turni, pubblicazioni del mese: ogni azione di chi coordina resta registrata con autore, data e dettaglio. Lo leggono Coordinatore e Direzione; si conserva dodici mesi.
Elio · il registro attività
Presenze
Timbratura QRpronta, si attiva su richiesta
Presenze col QR
Un tablet sul posto di lavoro mostra un QR che cambia di continuo: si timbra inquadrandolo col proprio telefono, registrato la prima volta. Chi non usa lo smartphone timbra comunque: presenza segnata a mano, con la conferma di chi coordina.
Si attiva dopo la verifica sui controlli a distanza (art. 4 dello Statuto dei Lavoratori), un adempimento che spetta al datore di lavoro: l’affiancamento e l’aggiornamento dell’informativa li portiamo noi.
Elio · il tablet di timbratura
Dentro l’app ci sono anche due guide passo passo, una per chi lavora e una per chi coordina, e un canale di feedback per suggerimenti e segnalazioni.
La vedete girare sui vostri turni.
Si analizza un vostro mese, con le vostre regole e il vostro personale: le schermate qui sopra diventano le vostre.
